Ante la demanda de eventos con el regreso a actividades tras el confinamiento, los meeting planners se han vuelto mucho más necesarios. Ello debido a que una fiesta o evento social requiere de alguien con la capacidad de gestionar diversas cosas, según un comunicado de Salón Lago Esmeralda. “Un meeting planner es aquel profesional que planifica y gestiona distintos tipos de eventos’“, señaló Rosemary Gutiérrez, gerente de Operaciones de Salón Lago Esmeralda.
Los meeting planners no solo fungen como coordinadores de eventos, sino que se hacen cargo de lo relacionado con dicho evento. Así pues, se involucran y atienden los contratiempos y necesidades que se presentan durante la marcha de la celebración. A raíz de esto, Gutiérrez compartió a NotiPress las funciones que desempeña un meeting planner en un evento.
Primero es definir y seleccionar el lugar donde se realizará el evento; considerando la ubicación, presupuesto, dimensiones y accesos. Asimismo, lleva a cabo el diseño, producción y ejecución del evento, a partir de concebir el concepto o propuesta hasta la elaboración del mismo. Por ende, coordina y supervisa al equipo de staff, el cual participa en la planeación y desarrollo del evento.
Igualmente, otra función que desempeña un meeting planner en un evento es administrar correcta y eficientemente el presupuesto asignado. Adicionalmente, define un plan de comunicación meticuloso, en el cual cuida detalles como el contenido para la promoción del evento. Además, el trato con los medios, qué mensajes se comunicarán a la audiencia, cómo generar un vínculo con los patrocinadores y cuales acuerdos establecer con ellos.
Según el Salón Lago Esmeralda, una función esencial del meeting planner es que, en caso de ser necesario, deberá establecer el plan de manejo de crisis in situ. Finalmente, el meeting planner entregará al cliente resultados e informes sobre el desarrollo del evento. “Por ello es importante contar con un equipo dispuesto a colaborar en cada uno de los pasos. Que ofrezca alternativas rápidas y un diálogo constante para solucionar cualquier imprevisto antes, durante y después del evento”, concluyó Gutiérrez.
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